Privacyverklaring

Klavix Software B.V. (hierna: Klavix) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contact: privacy@klavix.nl

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Account­gegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (in gehashte vorm), telefoonnummer.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, adres, IBAN.
• Administratieve gegevens: boekingen, facturen, relaties, medewerkers (indien loonmodule), bijlagen.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browser-informatie, sessie-tijden, kliks (voor beveiliging en verbetering van de Dienst).
• Communicatie: correspondentie met support, chat-berichten met de AI-assistent (indien geactiveerd).

• Het leveren van de Dienst waarvoor u een overeenkomst met ons heeft;
• Facturatie en incasso;
• Beveiliging (fraudedetectie, incidentonderzoek);
• Wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht, AVG);
• Productverbetering (aggregaten en anonieme statistieken).

Wij baseren onze verwerkingen op:

• Uitvoering van de overeenkomst (accountbeheer, dienstverlening);
• Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplichten);
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, productverbetering);
• Toestemming (voor optionele marketing-communicatie, indien van toepassing).

Uw gegevens worden gedeeld met de volgende verwerkers:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van infrastructuur en databases;
• Postmark (ActiveCampaign) — verzending van transactionele e-mail;
• OpenAI — bij gebruik van de AI-assistent worden alleen geaggregeerde vragen (geen brondata) verstuurd;
• Mollie B.V. — betalingsverwerking (SEPA);
• Vercel Inc. — hosting van web-frontend;
• Belastingdienst / Digipoort — bij digitaal indienen van aangiften.

Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

De meeste verwerking vindt plaats binnen de EU/EER. Waar verwerking buiten de EER plaatsvindt (o.a. OpenAI, Vercel), maken wij gebruik van standaardcontractbepalingen zoals vastgesteld door de Europese Commissie.

• Actieve accountgegevens: zolang uw account bestaat;
• Administratieve gegevens (fiscale bewaarplicht): 7 jaar na afsluiting boekjaar;
• Backups: 14 dagen roulerend;
• Support-communicatie: 3 jaar;
• Na accountverwijdering: 30 dagen grace-periode voor export, daarna definitieve verwijdering (behoudens wettelijke bewaarplichten).

Op grond van de AVG heeft u het recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Correctie of aanvulling;
• Verwijdering (recht op vergetelheid, tenzij wettelijke bewaarplicht);
• Beperking van verwerking;
• Overdraagbaarheid (export in machine-leesbaar formaat);
• Bezwaar tegen verwerking gebaseerd op gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u richten aan privacy@klavix.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling van gegevens in rust en tijdens transport (TLS 1.3);
• Wachtwoord-hashing met bcrypt;
• Multi-factor authenticatie voor beheerders;
• Dagelijkse backups met 14-dagen retentie;
• Toegang op need-to-know basis met audit-logging.

Wij gebruiken alleen functionele cookies (voor login-sessies en taalvoorkeur). Geen tracking- of marketing-cookies. Daarom is er geen cookie-banner vereist.

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw gegevens, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Materiële wijzigingen worden tenminste 30 dagen vooraf aangekondigd via e-mail en in de applicatie.